Regulamin świadczenia usług

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach aplikacji Kadromat oraz prawa i obowiązki Operatora, Klienta i Użytkowników korzystających z Usługi. Niniejszy dokument stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i jest nieodpłatnie udostępniany każdemu Klientowi przed zawarciem umowy, w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie.

Operatorem Kadromatu jest Grzegorz Kapcia, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, z siedzibą w Krakowie, ul. Leonida Teligi 6, lok. 56, 30-835 Kraków, NIP 6792948886, REGON 122518082 (wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej — CEIDG; KRS nie dotyczy). Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: rodo@kadromat.pro.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

• Operatorze – rozumie się przez to podmiot wskazany powyżej, świadczący Usługę i przetwarzający dane w zakresie określonym w Regulaminie oraz w Umowie Powierzenia;
• Usłudze (Kadromacie) – rozumie się przez to internetową aplikację typu SaaS (Software as a Service), służącą do prowadzenia ewidencji nieobecności pracowniczych, obsługi wniosków urlopowych i związanej z nimi dokumentacji kadrowej, udostępnianą przez Operatora za pośrednictwem sieci Internet;
• Kliencie – rozumie się przez to przedsiębiorcę (spółkę, jednoosobową działalność gospodarczą lub inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą), który zarejestrował konto firmowe w Usłudze i na zasadach określonych w Regulaminie zawarł z Operatorem umowę o świadczenie Usługi;
• Administratorze Firmy – rozumie się przez to Użytkownika działającego w imieniu Klienta, posiadającego najwyższe uprawnienia w koncie firmowym, w tym uprawnienia do zarządzania Użytkownikami, konfiguracją konta oraz akceptacji dokumentów prawnych w imieniu Klienta;
• Użytkowniku – rozumie się przez to każdą osobę fizyczną korzystającą z Usługi na podstawie konta założonego w ramach konta Klienta, w tym pracownika Klienta oraz Administratora Firmy;
• Okresie Próbnym – rozumie się przez to bezpłatny okres testowy Usługi, udostępniany nowo zarejestrowanym Klientom na zasadach opisanych w § 2 i § 6 Regulaminu i odpowiadający statusowi konta „TRIAL”.

2. Rodzaj i zakres usług

W ramach Usługi Operator udostępnia Klientowi funkcjonalności obejmujące w szczególności:

• składanie, przeglądanie i wycofywanie wniosków urlopowych oraz innych wniosków o nieobecność przez Użytkowników;
• akceptowanie, odrzucanie i delegowanie wniosków przez osoby uprawnione do zatwierdzania nieobecności;
• kalendarz zespołowy prezentujący planowane i zatwierdzone nieobecności;
• podgląd bieżących sald urlopowych poszczególnych Użytkowników oraz zespołów;
• zarządzanie kontami Użytkowników (pracowników) w ramach konta Klienta;
• konfigurację i zarządzanie typami nieobecności (urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, zwolnienie lekarskie i inne rodzaje zdefiniowane przez Klienta lub Operatora).

Zakres dostępnych funkcjonalności może różnić się w zależności od wybranego planu taryfowego oraz statusu konta Klienta i może ulegać rozszerzeniu w toku rozwoju Usługi.

Każdemu nowo zarejestrowanemu Klientowi Operator udostępnia bezpłatny Okres Próbny trwający 60 dni kalendarzowych od dnia rejestracji, w trakcie którego konto Klienta posiada status „TRIAL”. Po upływie Okresu Próbnego, w celu dalszego korzystania z Usługi w pełnym zakresie, konto przechodzi na zasady odpłatne zgodnie z § 6 Regulaminu i wybranym przez Klienta planem cenowym, a jego status zmienia się na aktywny („ACTIVE”). Operator poinformuje Klienta o zbliżającym się końcu Okresu Próbnego przed jego upływem.

3. Warunki zawarcia i rozwiązania umowy

Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą łącznego spełnienia dwóch warunków: dokonania przez Klienta rejestracji konta w Usłudze oraz zaakceptowania przez osobę rejestrującą, działającą w imieniu Klienta jako Administrator Firmy, niniejszego Regulaminu wraz z pozostałymi dokumentami prawnymi wymaganymi w procesie rejestracji. Z tą chwilą umowa wiąże Operatora i Klienta na czas nieoznaczony, chyba że strony postanowią inaczej w odrębnej umowie.

Każda ze stron może wypowiedzieć umowę o świadczenie Usługi z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego 14 dni, ze skutkiem na koniec okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej, w tym elektronicznej (np. wiadomości e-mail), i powinno zostać skierowane odpowiednio do Operatora lub, w przypadku wypowiedzenia składanego przez Operatora, do Administratora Firmy Klienta.

Niezależnie od powyższego Klient, za pośrednictwem Administratora Firmy, może w każdym czasie samodzielnie usunąć konto firmowe w Usłudze. Usunięcie konta jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy ze skutkiem natychmiastowym i uruchamia procedurę eksportu oraz usunięcia danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem Usługi, zgodnie z zasadami i terminami określonymi w Umowie Powierzenia zawartej pomiędzy Klientem a Operatorem.

Operator zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku rażącego lub uporczywego naruszania przez Klienta lub Użytkowników postanowień Regulaminu, w szczególności zasad określonych w § 5, po uprzednim bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, o ile charakter naruszenia na to pozwala.

4. Wymagania techniczne

Korzystanie z Usługi wymaga po stronie Klienta i Użytkowników:

• urządzenia z dostępem do sieci Internet o przepustowości wystarczającej do korzystania z aplikacji internetowej;
• aktualnej przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript oraz plików cookies;
• aktywnego konta poczty elektronicznej, wykorzystywanego do rejestracji, logowania oraz komunikacji związanej z Usługą.

Operator nie gwarantuje poprawnego działania Usługi w przeglądarkach z wyłączoną obsługą JavaScript lub plików cookies ani w przeglądarkach istotnie przestarzałych względem aktualnie wspieranych wersji.

5. Zasady korzystania

Klient i Użytkownicy zobowiązani są do korzystania z Usługi zgodnie z jej przeznaczeniem, obowiązującymi przepisami prawa oraz postanowieniami Regulaminu, w tym w szczególności do:

• niewprowadzania do Usługi treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających prawa osób trzecich, dobre obyczaje lub powszechnie obowiązujące przepisy prawa;
• niepodejmowania prób obchodzenia zabezpieczeń Usługi, w tym mechanizmu antybotowego stosowanego w procesie rejestracji i logowania oraz ograniczeń liczby żądań kierowanych do Usługi;
• niepodejmowania działań mających na celu zakłócenie działania Usługi, w tym nieuprawnionego testowania jej podatności, przeciążania infrastruktury lub uzyskiwania nieautoryzowanego dostępu do danych innych Klientów;
• zachowania w poufności danych umożliwiających logowanie do Usługi (adresu e-mail i hasła) oraz niezwłocznego poinformowania Operatora o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do konta.

Administrator Firmy odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień Użytkownikom w ramach konta Klienta oraz za zapewnienie, że Użytkownicy zapoznali się z zasadami korzystania z Usługi wynikającymi z Regulaminu.

Naruszenie zasad określonych w niniejszym paragrafie może skutkować czasowym zawieszeniem lub usunięciem konta Użytkownika bądź konta Klienta, a w przypadkach uzasadnionych – również rozwiązaniem umowy w trybie określonym w § 3.

6. Płatności i Okres Próbny

Szczegółowe warunki odpłatności za korzystanie z Usługi, w tym wysokość opłat, dostępne plany taryfowe, zakres funkcjonalności przypisany do poszczególnych planów oraz okresy rozliczeniowe, określa cennik dostępny na stronie internetowej Operatora pod adresem kadromat.pro/cennik.

Do czasu upływu Okresu Próbnego konto Klienta posiada status „TRIAL” i korzysta z Usługi nieodpłatnie, w zakresie funkcjonalności udostępnionych w ramach tego statusu. Kontynuacja korzystania z Usługi po zakończeniu Okresu Próbnego wymaga wyboru przez Klienta planu odpłatnego oraz podania danych rozliczeniowych; brak takiego wyboru może skutkować ograniczeniem funkcjonalności konta lub jego zawieszeniem, o czym Klient zostanie uprzednio poinformowany.

Opłaty za Usługę są płatne z góry za dany okres rozliczeniowy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury, w terminie na niej wskazanym, chyba że strony uzgodniły inne warunki w odrębnej umowie.

7. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność Operatora wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o świadczenie Usługi, niezależnie od jej podstawy prawnej, ograniczona jest do wysokości opłaty należnej za jeden miesięczny okres rozliczeniowy poprzedzający zdarzenie, z którego wynikła szkoda (w przypadku rozliczenia rocznego — do 1/12 opłaty rocznej).

Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, w tym utracone korzyści, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

Operator nie odpowiada za prawidłowość, prawdziwość, aktualność ani zgodność z prawem danych wprowadzanych do Usługi przez Klienta i Użytkowników. Klient, jako administrator danych osobowych swoich pracowników w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność sposobu prowadzenia ewidencji nieobecności i pozostałej dokumentacji kadrowej z przepisami prawa pracy oraz innymi właściwymi przepisami.

Usługa świadczona jest z zachowaniem najwyższej staranności o jej dostępność i ciągłość działania (tzw. „best effort”), bez gwarancji określonego poziomu dostępności (SLA), chyba że Operator i Klient zawrą odrębną umowę określającą gwarantowany poziom świadczenia usług.

8. Tryb reklamacyjny

Klient uprawniony jest do składania reklamacji dotyczących funkcjonowania Usługi. Reklamacje należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres: reklamacje@kadromat.pro, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zdarzenia będącego podstawą reklamacji.

Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać co najmniej: oznaczenie Klienta umożliwiające jego identyfikację, opis zgłaszanego problemu oraz oczekiwany sposób jego rozstrzygnięcia.

Operator rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga uzyskania dodatkowych informacji od Klienta, termin ten liczony jest od dnia dostarczenia tych informacji.

9. Zmiana Regulaminu

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności takich jak: zmiana zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, zmiana obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na treść Regulaminu, konieczność dostosowania Regulaminu do orzecznictwa lub wytycznych organów nadzoru, a także zmiany organizacyjne lub techniczne po stronie Operatora.

O planowanej zmianie Regulaminu Operator informuje Klienta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed jej wejściem w życie, w szczególności za pośrednictwem powiadomienia w Usłudze lub wiadomości e-mail skierowanej do Administratora Firmy.

W przypadku zmian o charakterze istotnym, w szczególności wpływających na zakres praw i obowiązków stron lub zakres przetwarzania danych osobowych, dalsze korzystanie z Usługi wymaga ponownej akceptacji zmienionego Regulaminu przy najbliższym logowaniu do Usługi. Brak akceptacji uniemożliwia dalsze korzystanie z Usługi.

10. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Wszelkie spory wynikające z umowy o świadczenie Usługi lub pozostające z nią w związku strony będą starały się rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia sądem właściwym do rozstrzygania sporów jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora.

Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. W miejsce postanowienia nieważnego strony przyjmują uregulowanie możliwie najbliższe celowi gospodarczemu postanowienia nieważnego, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Regulamin w niniejszym brzmieniu obowiązuje od dnia wskazanego jako data wersji Regulaminu w nagłówku niniejszego dokumentu. Aktualnie obowiązująca wersja Regulaminu jest zawsze dostępna pod niniejszym adresem oraz w ramach Usługi.